Das letzte Quartal steht vor der Tür, und mit ihm die branchenüblichen Stressfaktoren: Kunden, die auf den letzten Drücker ihre Police anpassen wollen. Der Jahresabschluss. Neuverträge kurz vor Fristablauf. Jede Vermittlerin und jeder Vermittler weiß, dass in Q4 nochmal ordentlich Umsatz geschrieben wird.
Doch viele blicken dem Jahresendspurt trotzdem mit gemischten Gefühlen entgegen. Denn bei aller Aussicht auf satte Provisionen – die Arbeitsbelastung ist deutlich höher als im Rest des Jahres. Daher ist es umso wichtiger, sich gut zu organisieren und so viele Prozesse wie möglich zu optimieren.
Terminvereinbarung digitalisieren
Bereits kleine Anpassungen in der Kundenbetreuung helfen, das letzte Quartal entspannter zu gestalten. Leicht umzusetzen ist das bei der Terminvereinbarung. Die lässt sich ganz einfach kundenseitig online erledigen, Anrufe zur Terminvereinbarung fallen weg. Alles, was dafür benötigt wird, ist ein Kalendertool. digidor-Nutzer haben das sogar schon in ihrem Webauftritt integriert.
Idealerweis erhalten die Kunden spätestens Ende September einen Newsletter mit der Bitte, für Terminbuchungen künftig den Online-Kalender zu nutzen. Das spart wertvolle Ressourcen für die sonst üblichen Telefonate. Außerdem sind die Termine übersichtlich an einem Ort hinterlegt, die Kunden erhalten sogar eine Terminerinnerung. Das verringert das Risiko von Ausfällen.
Gespräche vorbereiten und online führen
Ein weiterer organisatorischer Faktor ist die Vorbereitung von Terminen. Kunden haben zu Beginn des Gesprächs notwendige Unterlagen oft nicht griffbereit. Dies kostet wertvolle Zeit. Um Termine effizienter zu gestalten ist es daher sinnvoll, den Kunden vorab zu informieren, welche Informationen und Dokumente für das Gespräch bereitzuhalten sind. Hierfür eignen sich automatisierte WhatsApp-Nachrichten oder Informationsmails. Das Gespräch selbst sollte online erfolgen. Zum ist die Beratung auf diese Weise anschaulicher und lebendiger. Zum anderen sparen Online-Gespräche beiden Parteien Zeit.
Auch hinsichtlich der Nachbereitung und Dokumentationspflicht empfehlen sich Online-Beratungen. Die meisten professionellen Tools verfügen über eine Kundendatenbank sowie eine Dokumentationsfunktion, teils auch per Video. Das Programm hinterlegt die Gesprächsdokumentation nach Ende der Beratung automatisch beim Kunden. Somit geht sie nicht verloren und ist jederzeit bei Bedarf abrufbar.
Bereits diese drei einfach umzusetzenden Schritte – Online-Terminvereinbarung, Gesprächsvorbereitung und Online-Gespräche – sorgen dafür, dass das vierte Quartal deutlich entspannter abläuft. Denn durchdachte und strukturierte Digitalprozesse fördern ein ergebnisorientiertes Arbeitsumfeld, das Stressoren reduziert und die Produktivität steigert.
Über den Autor
Jan Helmut Hönle ist Gründer und Geschäftsführer der Hönle.training GmbH – die Deutsche Akademie für Video- und Online-Beratung. Seit 2009 ist er als Motivator, Redner und Umsetzungs-Coach für Video- und Online-Beratung aktiv. Außerdem hat er das Buch „Online beraten und verkaufen“ (Springer-Gabler Verlag) geschrieben.